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Job Details

Administrateur(trice) de projets / Project Administrator

Description


L'excellence crée une impression durable. Partagez votre vision pour façonner un monde meilleur.

Chez Arup, notre esprit d'innovation nous pousse à exprimer notre ingéniosité de façon unique et passe par le développement de projets en ingénierie, en planification, en conception et en consultation parmi les plus novateurs et durables de l'environnement bâti. Arup aspire à fournir excellence technique, innovation et valeur ajoutée à ses clients, tout en s'investissant de sa mission principale de façonner un monde meilleur. Depuis sa fondation en 1946, Arup a constamment affiné les méthodes de travail du secteur. Elle a su s'adapter à un environnement en constante évolution et concentrer son travail sur la conception ambitieuse d'un avenir durable et résilient pour les villes. Arup répond à ces nouveaux enjeux en réunissant des équipes multidisciplinaires ouvertes d'esprit, en investissant dans la recherche, en innovant et en proposant des solutions efficaces et supérieures à ses clients et au grand public.


Arup cherche un administrateur* de projets pour son bureau de Montréal. Au sein de ce poste, le candidat jouera un rôle de soutien administratif de premier plan pour un important projet de conception en cours. Il sera chargé de coordonner au quotidien les activités de l'équipe de gestion de projets, en se concentrant particulièrement sur le contrôle des documents. Le candidat doit être autonome, efficace et investi, et être en mesure d'évoluer dans un milieu au rythme soutenu. En outre, il doit manifester un sens accru de l'initiative et du suivi, et exercer ses fonctions avec professionnalisme et dans le respect des normes éthiques les plus élevées.

Responsabilités:
• Appuyer l'équipe de gestion de projets dans l'organisation et l'exercice de ses fonctions.
• Assurer la liaison entre les parties prenantes du projet, les chargés de projets et les membres du groupe de soutien de projet, en assurant une communication et une supervision opportunes des échéances, en partageant les ressources pertinentes et en fournissant un appui proactif, au besoin.
• Apporter son soutien à chaque étape du projet en fonction du plan du projet.
• Assurer la conformité en matière de contrôle des documents, en vertu des procédures et systèmes établis.
• Organiser et mettre en œuvre les politiques et procédures en vigueur.
• Préparer et soumettre les rapports, spécifications, devis, correspondances, tableaux et présentations en s'assurant qu'ils respectent les normes d'édition et de mise en forme les plus élevées, et qu'ils soient conformes aux lignes directrices sur la marque de l'organisation.
• Analyser les données de projet et produire des rapports sur l'état d'avancement.
• Participer aux réunions d'équipe et documenter les procès-verbaux afin de s'assurer que tous les points en suspens soient couverts et résolus.

Qualifications:
• Plus de 2 ans d'expérience pertinente
• Diplôme d'études collégiales (DEC) ou diplôme d'études professionnelles (DEP), un atout;
• Excellente maîtrise de la suite Office;
• Connaissance des systèmes électroniques de gestion des données, un atout;
• Excellentes aptitudes pour les communications écrites, orales et de traitement des données;
• Maîtrise de l'anglais et du français, tant à l'écrit qu'à l'oral;
• Gestion méthodique des tâches quotidiennes et capacité à gérer de nombreuses demandes simultanément et efficacement;
• Capacité à gérer des tâches confidentielles avec tact et diplomatie;
• Fortes aptitudes à la résolution de problèmes; réflexion stratégique et créative; capacité à prendre des décisions;
• Minutie, capacité à établir et à gérer les priorités en fonction des besoins de l'organisation.


Partagez votre passion et votre expertise dans un environnement de culture mondiale qui croit en votre potentiel illimité de réussir.

Arup offre un excellent ensemble d'avantages sociaux, notamment en matière de soins de santé, de contribution égale au RÉER collectif, de congés et de partage des bénéfices.

Arup souscrit au principe d'égalité à l'emploi et s'engage à fournir un environnement de travail diversifié et inclusif où nos équipes sont encouragées à évoluer et à exploiter pleinement leurs énergies créatives.


*Note : Le masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte.

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Excellence Leaves a Lasting Impression: Bring Your Vision to shape a better world.

At Arup, our innovative spirit compels us to express our ingenuity in unique ways — engineering, planning, designing, and consulting on many of the most renowned projects in the built environment. We aim to deliver technical excellence, innovation, and value to clients, while maintaining our core mission of shaping a better world. Since its founding in 1946, members of Arup have developed transformative ways of working. Adapting to the ever changing environment, our work is focused on ambitiously reimagining a sustainable and resilient future for cities. Arup is rising to these new challenges: by bringing together broad-minded individuals from a wide range of disciplines, investing in research, innovating and creating better solutions for clients and the wider world.

Arup's Montreal office is currently seeking an Project Administrator to help support our business. This position is an integral part of the team and will act as the primary Administrative support for an ongoing design project, handling day-to-day project coordination activities at the direction of the project management team, with a strong focus in document control. This individual must have the ability to work independently and as an effective, engaged team member in a fast-paced environment. Strong initiative and follow through is essential for this job. The ability to operate in the role with the highest of ethical standards and professionalism is required.

Key responsibilities will include:
• Assisting our project management team in the organization and execution of their duties;
• Serving as a liaison between project participants, project managers and other members of the Project Support Group by ensuring timely communication and monitoring of deadlines, sharing of resources and providing proactive support where possible;
• Assisting with project plans at every phase of a project;
• Maintaining document control for compliance in accordance with defined systems and procedures;
• Organizing and implementing formulated policies and procedures;
• Preparation and submission of reports, specifications, correspondence, spreadsheets, presentations to ensure that the highest quality editing and formatting are presented following branding guidelines;
• Analyzing project data and produce progress reports;
• Attend project meetings and document minutes to ensure that all open actions items are closed out.

Qualifications:
• 2+ years of relevant experience;
• Bachelor's or college degree preferred;
• Advanced proficiency in Microsoft Office Suite applications is required;
• Prior experience with Electronic Data Management Systems (EDMS) would be beneficial;
• Exceptional verbal, written and presentation skills;
• Fluent in English and French, both spoken and written
• Maintains an organized approach to managing daily activities, can juggle multiple demands efficiently and productively;
• Ability to handle confidential assignments with tact and diplomacy;
• Strong problem-solving, strategic and creative thinking, and decision-making ability;
• Detailed-oriented with the ability to prioritize and manage differing needs of the business;



Share your passion and experience in a global culture that believes your potential to achieve is endless.

Arup offers an outstanding benefits package including healthcare, GRRSP match, time off and profit share.

Arup is an equal opportunity employer committed to a diverse and inclusive work environment where our people are encouraged to thrive.



Job Number: MON000038
Category: Document Control
Location: Montreal, Quebec
Date Posted: Feb. 21, 2020